Prosjekt
BASIL
Utdanningsdirektoratet
Digital innrapportering for norske barnehager
Hvordan vi redesignet en kompleks rapporteringsløsning som brukes av alle norske barnehager
Hvert år rapporterer alle norske barnehager inn omfattende informasjon om drift, økonomi og bemanning gjennom BASIL. Disse dataene brukes til langt mer enn statistikk. De danner grunnlag for blant annet:
Løsningen måtte derfor være både enkel å bruke og ekstremt presis. Små feil kunne få store økonomiske konsekvenser.
Redesign
Introduksjon
Hva er BASIL-prosjektet?
Kort om BASIL?
BASIL er Utdanningsdirektoratets løsning for innrapportering av årsmeldinger og regnskap fra landets barnehager. Informasjonen som rapporteres inn danner grunnlag for nasjonal statistikk, kommunale tilskudd og kontroll av at offentlige midler brukes i tråd med barnehageloven. Løsningen brukes derfor av tusenvis av barnehager og er en viktig del av den digitale infrastrukturen rundt norsk barnehagesektor.
Min rolle
Som UX/UI-designer hadde jeg ansvar for å gjøre et omfattende og regelstyrt rapporteringsløp enklere å forstå og gjennomføre. Prosjektet handlet ikke om å lage «et skjema», men om å oversette komplekse regler, avhengigheter og datakrav til en løsning som oppleves tydelig, effektiv og trygg å bruke.
Jeg var ansvarlig for UX/UI-design gjennom hele prosjektet – fra innsiktsfasen til overlevering til utviklingsteamet. Målet har vært å levere et design med en god brukeropplevelse der universell design har vært i fokus. Jeg jobbet mye med å forstå brukernes behov, utfordringer og preferanser gjennom brukerundersøkelser og brukertesting. Dette har bidratt til et produkt som er intuitivt, effektivt og tilpasset brukernes arbeidsflyt. Videre jobbet jeg med å oversette UX-konseptene til visuelle elementer i grensesnittdesign. Dette inkluderer å designe brukergrensesnittet for de digitale produktene, velge farger, fonter og ikoner basert på Udirs designprofil, samt sikre konsistens og tilgjengelighet. Jeg samarbeidet tett med utviklingsteamet, leverte designspesifikasjoner, prototyper og stilguider, og bidro til at produktene ble implementert i tråd med designintensjonen. Kontinuerlig forbedring har vært en viktig del av prosjektarbeidet, og jeg har iterert og forbedret produktene over tid gjennom kontinuerlige samtaler med kunden og brukerne, som har gitt spesifikk tilbakemelding for å forbedre brukeropplevelsen. Designet har dermed blitt justert og forbedret kontinuerlig. Resultatet er et effektivt og brukervennlig design som fungerer godt på nett og mobil.
Utfordringen
BASIL er består av to skjemaer, årsmelding og regnskap. Den eksisterende løsningen var alt for vanskelig å bruke. Gjennom mange år hadde Udir lagt til nye skjemaer etter hva som var behov for å samle statistikk på. Dette var gjort uten å ta hensyn til brukerne og uten å teste hvordan dette ville fungere. Kort sagt, skjemaet var blitt til et lappeteppe av sider og funksjoner som hadde blitt for kompleks og lite intuitiv. Dette gjorde at brukerne måtte navigere seg gjennom store mengder informasjon, komplekse skjemaer og mange avhengigheter mellom felter. Brukerne opplevde rapportering som vanskelig og tidskrevende, spesielt siden det var stor varisjon i den digitale kompetansen deres. Målet med prosjektet var å gjøre rapporteringen enklere uten å redusere datakvaliteten, samt at hele løsningen opprettholder kravene til WCAG. I tillegg var det et stort fokus på å oppdatere teknologien ettersom den var utdatert og ikke sikker.
Smertepunkter
Gjennomgang av den opprinnelige flyten, og identifisering av smertepunkter og områder som trenger forbedring
Nåværende skjema
Det originale skjemaet var gammelt og utdatert, både designet og teknologien. Skjemaet hadde ikke blitt oppdatert på mange år og både Udir og brukerne opplevde mange problemer med skjemaet. Det som gikk igjen med de fleste brukerne vi pratet med, var at man ofte fylte ut feil informasjon eller at man ikke forsto hva slags informasjon Udir ønsker. Dette førte til mye ekstra arbeid for både Udir og barnehagene.
I tillegg til den dårlige brukervennligheten, var det mange tekniske utfordringer med løsningen. Den var ofte nede, slik at man ikke rakk å gjøre det ferdig før fristene.
Hvem er løsninge for?
Utdanningsdirektoratet er Kunnskapsdepartementets utøvende organ for barnehage, skole og fagopplæring og skal sette opplæringspolitikken ut i praksis. Innrapporteringen danner grunnlag for nasjonal barnehagestatistikk som publiseres av Udir og SSB. I tillegg brukes opplysningene som grunnlag for kommunens tilskudd til private barnehager. Brukergruppene kan deles opp i disse 4 hovedgruppene:
Utdanningsdirektoratet
Utdanningsdirektoratet er Kunnskapsdepartementets utøvende organ for barnehage, skole og fagopplæring og skal sette opplæringspolitikken ut i praksis. Innrapporteringen danner grunnlag for nasjonal barnehagestatistikk som publiseres av Udir og SSB. I tillegg brukes opplysningene som grunnlag for kommunens tilskudd til private barnehager.
Barnehagen
Det er barnehagen som er ansvarlig for å fylle ut alle delene. Regnskapsfører kan bistå barnehagehagen med å fylle ut skjemaet og kontrollere at opplysningene er korrekte. Det er barnehagens ansvar at rapporteringen er korrekt.
Kommunen
Kommunen har lesetilgang og kan gi tilbakemeldinger på opplysninger i skjemaet frem til rapporteringsfristen. Kommunens oppgaver knyttet til purring og godkjenning av regnskapsskjemaet er borte. Kommunen skal ikke lenger sette en egen rapporteringsfrist. Utdanningsdirektoratet vil sette en felles rapporteringsfrist for alle barnehager.
Revisor/uavhengig regnskapsfører
Barnehagens regnskap skal revideres av en statsautorisert revisor, og Basil‑rapporteringen skal attesteres av statsautorisert revisor. Dette følger av økonomiforskriften til barnehageloven § 7.
Prosessen
Fra komplekse skjemaer til en trygg rapporteringsprosess
Designhypotese
Hvis vi gjør rapporteringsprosessen enklere å forstå og deler opp kompleksiteten i mindre steg, vil brukerne gjøre færre feil, fullføre raskere og ha mindre behov for støtte underveis.
Barnehagene rapporterer inn informasjon som danner grunnlag for nasjonal statistikk, kommunale tilskudd og kontroll av offentlige midler. Feil eller mangler kan få store konsekvenser, så løsningen måtte balansere presisjon med brukervennlighet.
Fremdriftsplan
Sammen med produkteier, utviklere og fagressurser kartla vi hvor brukerne møtte mest motstand i rapporteringen. Intervjuer, workshops og gjennomgang av eksisterende løsning viste et tydelig mønster:
Målet var derfor ikke å gjøre skjemaene kortere, men å gjøre dem enklere å forstå.
Mål for design
Løsningen i steg
1. Delte opp rapporteringen i logiske steg
I stedet for å presentere store mengder informasjon samtidig, ble skjemaene organisert i mindre, naturlige deler med tydelig progresjon. Resultatet var at brukerne kunne fokusere på én oppgave om gangen.
2. Hjalp brukerne der usikkerheten oppsto
I stedet for lange hjelpetekster samlet på én side, flyttet vi forklaringer, eksempler og definisjoner inn i selve arbeidsflyten. Brukerne slapp å lete etter svar eller forlate skjemaet.
3. Gjorde feil synlige med én gang
Validering ble flyttet nærmere handlingen. Brukerne fikk umiddelbar tilbakemelding dersom informasjon manglet eller var feil, noe som reduserte behovet for å gå tilbake senere.
4. Bygget et konsistent designsystem
Prosjektet resulterte ikke bare i to skjemaer, men også i et sett med gjenbrukbare komponenter og mønstre som kunne brukes videre i løsningen. Dette gjorde både design og utvikling mer effektivt, samtidig som brukeropplevelsen ble mer konsistent.
Resultat
Ferdig løsning
Resultat
Den nye løsningen ble godt mottatt av brukerne og Udir. Det var viktig for meg å prioritere ønsker og tilbakemeldinger fra brukerne da de har måttet jobbe med et vanskelig system i flere år. Resultatet er et nytt og moderne system for datainnsamling som er enkelt og effektivt å bruke. Bedre struktur fører til mer effektivt arbeid slik at brukerne slipper å sitte i timevis for å gå gjennom skjemaet. Prosjektet videreføres slik at det er kontinuerlig utvikling og designet er rigget for skalering og forbedring. Her kan man se et utvalg fra Årsmelding.
Plattformdesign
De største utfordringene var å tilpasse tjenesten slik at man kan zoome inn på skjermen til 500 % i webløsningen og også bruke den på mobil. Fordi systemet består av å fylle ut et lengre skjema, var dette en utfordring. Jeg måtte kontinuerlig teste at designet kunne tilpasses en mindre skjerm, og dette førte til at designet gikk gjennom flere store endringer før vi kom frem til en løsning som fungerte bra på mobil og med zoom inn. Som det fremgår av mockupene, har designet blitt tilpasset og fungerer bra.
Den største utfordringen var å tilpasse de mange tabellene slik at man kan fylle dem ut riktig selv om skjermen er liten eller med zoom inn. Vi valgte å lage tabellene slik at man kan gå horisontalt, enten ved å trykke på knapper som er tilgjengelige på mobil, eller ved å bla når skjermen er zoomet inn.
←
Innledning
BASIL er Utdanningsdirektoratets elektroniske innrapporteringssystemer for innsamling av data om barnehager i Norge. Barnehagers plikt til å rapportere tjenestedata er hjemlet i barnehageloven § 48.
Opplysningene danner grunnlag for nasjonal barnehagestatistikk som publiseres av Utdanningsdirektoratet og Statistisk sentralbyrå. I tillegg brukes opplysningene som grunnlag for kommunens tilskudd til private barnehager, indikatorer i KOSTRA og kostnadsberegninger i forbindelse med statsbudsjettet.
Kommunen har som barnehagemyndighet ansvar for å veilede både private og kommunale barnehager i utfyllingen av BASIL.
Se faglig veiledning for mer informasjon
Neste
Lukk
Til toppen

Tjenestenavn
Om Tjenestenavn
Kontakt
Personvernerklæring
MENY
Samvirkeforetaket...
Innledning
BASIL er Utdanningsdirektoratets elektroniske innrapporteringssystemer for innsamling av data om barnehager i Norge. Barnehagers plikt til å rapportere tjenestedata er hjemlet i barnehageloven § 48.
Opplysningene danner grunnlag for nasjonal barnehagestatistikk som publiseres av Utdanningsdirektoratet og Statistisk sentralbyrå. I tillegg brukes opplysningene som grunnlag for kommunens tilskudd til private barnehager, indikatorer i KOSTRA og kostnadsberegninger i forbindelse med statsbudsjettet.
Kommunen har som barnehagemyndighet ansvar for å veilede både private og kommunale barnehager i utfyllingen av BASIL.
Se faglig veiledning for mer informasjon
Neste
Lukk
Til toppen

Tjenestenavn
Om Tjenestenavn
Kontakt
Personvernerklæring
MENY
Samvirkeforetaket...
MENY
Samvirkeforetaket...
1.
Enhetsopplysninger
A. Informasjon om kommune
Om barnehagen
Barnehagenavn:
Samvirkeforetaket Befalsfruene Bodø Garnison SA - Bamsebo barnehage)
Eierens navn:
Tante Sofie
Eiers OrgNr:
123456789
OrgNr:
123456789
Telefon:
81549300
E-post:
epost@epost.no
Barnehage:
3001
Kommunens navn:
Bodø Kommune
Bydelsnummer:
22
Bydelsnavn:
Bodø
B. Informasjon om barnehagen
Om barnehagen
Barnehagenavn:
Samvirkeforetaket Befalsfruene Bodø Garnison SA - Bamsebo barnehage)
Eierens navn:
Tante Sofie
Eiers OrgNr:
123456789
OrgNr:
123456789
Telefon:
81549300
E-post:
epost@epost.no
Besøksadresse
Adresse:
Børsingveien 12
Postnr/sted:
8075 Bodø
Postadresse
Adresse:
Børsingveien 12
Postnr/sted:
8075 Bodø
C. Etablert drift (årstall):
Fyll inn årstall
D. Barnehagetype
Ordinær barnehage
Familiebarnehage
Åpen barnehage
Forrige
Neste
Lukk
Innledning
BASIL er Utdanningsdirektoratets elektroniske innrapporteringssystemer for innsamling av data om barnehager i Norge. Barnehagers plikt til å rapportere tjenestedata er hjemlet i barnehageloven § 48.
Opplysningene danner grunnlag for nasjonal barnehagestatistikk som publiseres av Utdanningsdirektoratet og Statistisk sentralbyrå. I tillegg brukes opplysningene som grunnlag for kommunens tilskudd til private barnehager, indikatorer i KOSTRA og kostnadsberegninger i forbindelse med statsbudsjettet.
Kommunen har som barnehagemyndighet ansvar for å veilede både private og kommunale barnehager i utfyllingen av BASIL.
Se faglig veiledning for mer informasjon
Neste
Lukk
Til toppen

Tjenestenavn
Om Tjenestenavn
Kontakt
Personvernerklæring
MENY
Samvirkeforetaket...
MENY
Samvirkeforetaket...
Hjem
1
Enhetsopplysninger
2
Om barnehagen
3
Godkjenninger
4
Antall barn
5
Minoritetsspråkelige
6
Vedtak
7
Foreldrebetaling
8
Ansatte
9
Beredskap
10
Kontroller
11
Fullfør
MENY
Samvirkeforetaket...
4.
Antall barn
A. Antall barn i åpen barnehage
6-15 timer
16 timer eller mer
Total
B. Antall barn etter alder og oppholdstid per uke
C. Avdelingsorganisering
Er barnehagen primært organisert som avdelingsbarnehage eller basebarnehage/avdelingsfri?
Avdelingsbarnehage
Basebarnehage/avdelingsfri
Barnehagen består av en avdeling
D. Hva er gjennomsnittlig gruppestørrelse i barnehagen?
Antall barn i småbarnsgrupper:
Antall barn i storbarnsgrupper:
Antall barn i aldersblandede grupper:
Forrige
Neste
Lukk
0 år født 2024
1 år født 2023
2 år født 2022
3 år født 2021
4 år født 2020
5 år født 2019
6 år født 2018
Sum barn
0-32 t.
33-
40 t.
41
t. el. mer
Total
MENY
Samvirkeforetaket...
10.
Kontroller
Når du har trykket på knappen «Kontroller» vil du få opp advarsler og feilmeldinger nedenfor. Når disse er behandlet kan skjemaet leveres.
4B. Antall barn med nedsatt funksjonsevne med vedtak etter barnehageloven § 37
Kontroller at det er samsvar mellom opplysninger om barn som krever ekstra ressursinnsats og opplysninger om "Personale som utfører arbeid knyttet til barn/barnegrupper som krever ekstra ressursinnsats"
Legg inn kommentar
4C. Antall barn som får tegnspråkopplæring med vedtak etter barnehageloven § 38
Kontroller at det er samsvar mellom opplysninger om barn som krever ekstra ressursinnsats og opplysninger om "Personale som utfører arbeid knyttet til barn/barnegrupper som krever ekstra ressursinnsats"
Legg inn kommentar
5C. Antall barn som får tegnspråkopplæring med vedtak etter barnehageloven § 38
Du har glemt å fylle in spørsmål A.
Forrige
Neste
Lukk
Studio Vilde
CONTACT
90784845
vilde.mariussen@gmail.com
SOCIALS
Behance
Prosjekt
BASIL
Utdanningsdirektoratet
Digital innrapportering for norske barnehager
Hvordan vi redesignet en kompleks rapporteringsløsning som brukes av alle norske barnehager
Hvert år rapporterer alle norske barnehager inn omfattende informasjon om drift, økonomi og bemanning gjennom BASIL. Disse dataene brukes til langt mer enn statistikk. De danner grunnlag for blant annet:
Løsningen måtte derfor være både enkel å bruke og ekstremt presis. Små feil kunne få store økonomiske konsekvenser.
Redesign
Rolle
UX/UI-designer
Team
Prosjektleder, utviklere (3), arkitekt (1), testere (2)
1 år
Varighet
Introduksjon
Hva er BASIL-prosjektet?
Kort om BASIL?
BASIL er Utdanningsdirektoratets løsning for innrapportering av årsmeldinger og regnskap fra landets barnehager. Informasjonen som rapporteres inn danner grunnlag for nasjonal statistikk, kommunale tilskudd og kontroll av at offentlige midler brukes i tråd med barnehageloven. Løsningen brukes derfor av tusenvis av barnehager og er en viktig del av den digitale infrastrukturen rundt norsk barnehagesektor.
Min rolle
Som UX/UI-designer hadde jeg ansvar for å gjøre et omfattende og regelstyrt rapporteringsløp enklere å forstå og gjennomføre. Prosjektet handlet ikke om å lage «et skjema», men om å oversette komplekse regler, avhengigheter og datakrav til en løsning som oppleves tydelig, effektiv og trygg å bruke.
Jeg var ansvarlig for UX/UI-design gjennom hele prosjektet – fra innsiktsfasen til overlevering til utviklingsteamet. Målet har vært å levere et design med en god brukeropplevelse der universell design har vært i fokus. Jeg jobbet mye med å forstå brukernes behov, utfordringer og preferanser gjennom brukerundersøkelser og brukertesting. Dette har bidratt til et produkt som er intuitivt, effektivt og tilpasset brukernes arbeidsflyt. Videre jobbet jeg med å oversette UX-konseptene til visuelle elementer i grensesnittdesign. Dette inkluderer å designe brukergrensesnittet for de digitale produktene, velge farger, fonter og ikoner basert på Udirs designprofil, samt sikre konsistens og tilgjengelighet. Jeg samarbeidet tett med utviklingsteamet, leverte designspesifikasjoner, prototyper og stilguider, og bidro til at produktene ble implementert i tråd med designintensjonen. Kontinuerlig forbedring har vært en viktig del av prosjektarbeidet, og jeg har iterert og forbedret produktene over tid gjennom kontinuerlige samtaler med kunden og brukerne, som har gitt spesifikk tilbakemelding for å forbedre brukeropplevelsen. Designet har dermed blitt justert og forbedret kontinuerlig. Resultatet er et effektivt og brukervennlig design som fungerer godt på nett og mobil.
Utfordringen
BASIL er består av to skjemaer, årsmelding og regnskap. Den eksisterende løsningen var alt for vanskelig å bruke. Gjennom mange år hadde Udir lagt til nye skjemaer etter hva som var behov for å samle statistikk på. Dette var gjort uten å ta hensyn til brukerne og uten å teste hvordan dette ville fungere. Kort sagt, skjemaet var blitt til et lappeteppe av sider og funksjoner som hadde blitt for kompleks og lite intuitiv. Dette gjorde at brukerne måtte navigere seg gjennom store mengder informasjon, komplekse skjemaer og mange avhengigheter mellom felter. Brukerne opplevde rapportering som vanskelig og tidskrevende, spesielt siden det var stor varisjon i den digitale kompetansen deres. Målet med prosjektet var å gjøre rapporteringen enklere uten å redusere datakvaliteten, samt at hele løsningen opprettholder kravene til WCAG. I tillegg var det et stort fokus på å oppdatere teknologien ettersom den var utdatert og ikke sikker.
Smertepunkter
Gjennomgang av den opprinnelige flyten, og identifisering av smertepunkter og områder som trenger forbedring
Nåværende skjema
Det originale skjemaet var gammelt og utdatert, både designet og teknologien. Skjemaet hadde ikke blitt oppdatert på mange år og både Udir og brukerne opplevde mange problemer med skjemaet. Det som gikk igjen med de fleste brukerne vi pratet med, var at man ofte fylte ut feil informasjon eller at man ikke forsto hva slags informasjon Udir ønsker. Dette førte til mye ekstra arbeid for både Udir og barnehagene.
I tillegg til den dårlige brukervennligheten, var det mange tekniske utfordringer med løsningen. Den var ofte nede, slik at man ikke rakk å gjøre det ferdig før fristene.
Hvem er løsninge for?
Utdanningsdirektoratet er Kunnskapsdepartementets utøvende organ for barnehage, skole og fagopplæring og skal sette opplæringspolitikken ut i praksis. Innrapporteringen danner grunnlag for nasjonal barnehagestatistikk som publiseres av Udir og SSB. I tillegg brukes opplysningene som grunnlag for kommunens tilskudd til private barnehager. Brukergruppene kan deles opp i disse 4 hovedgruppene:
Utdanningsdirektoratet
Utdanningsdirektoratet er Kunnskapsdepartementets utøvende organ for barnehage, skole og fagopplæring og skal sette opplæringspolitikken ut i praksis. Innrapporteringen danner grunnlag for nasjonal barnehagestatistikk som publiseres av Udir og SSB. I tillegg brukes opplysningene som grunnlag for kommunens tilskudd til private barnehager.
Barnehagen
Det er barnehagen som er ansvarlig for å fylle ut alle delene. Regnskapsfører kan bistå barnehagehagen med å fylle ut skjemaet og kontrollere at opplysningene er korrekte. Det er barnehagens ansvar at rapporteringen er korrekt.
Kommunen
Kommunen har lesetilgang og kan gi tilbakemeldinger på opplysninger i skjemaet frem til rapporteringsfristen. Kommunens oppgaver knyttet til purring og godkjenning av regnskapsskjemaet er borte. Kommunen skal ikke lenger sette en egen rapporteringsfrist. Utdanningsdirektoratet vil sette en felles rapporteringsfrist for alle barnehager.
Revisor/uavhengig regnskapsfører
Barnehagens regnskap skal revideres av en statsautorisert revisor, og Basil‑rapporteringen skal attesteres av statsautorisert revisor. Dette følger av økonomiforskriften til barnehageloven § 7.
Prosessen
Fra komplekse skjemaer til en trygg rapporteringsprosess
Designhypotese
Hvis vi gjør rapporteringsprosessen enklere å forstå og deler opp kompleksiteten i mindre steg, vil brukerne gjøre færre feil, fullføre raskere og ha mindre behov for støtte underveis.
Barnehagene rapporterer inn informasjon som danner grunnlag for nasjonal statistikk, kommunale tilskudd og kontroll av offentlige midler. Feil eller mangler kan få store konsekvenser, så løsningen måtte balansere presisjon med brukervennlighet.
Fremdriftsplan
Sammen med produkteier, utviklere og fagressurser kartla vi hvor brukerne møtte mest motstand i rapporteringen. Intervjuer, workshops og gjennomgang av eksisterende løsning viste et tydelig mønster:
Målet var derfor ikke å gjøre skjemaene kortere, men å gjøre dem enklere å forstå.
Mål for design
Resultat
Ferdig løsning
Resultat
Den nye løsningen ble godt mottatt av brukerne og Udir. Det var viktig for meg å prioritere ønsker og tilbakemeldinger fra brukerne da de har måttet jobbe med et vanskelig system i flere år. Resultatet er et nytt og moderne system for datainnsamling som er enkelt og effektivt å bruke. Bedre struktur fører til mer effektivt arbeid slik at brukerne slipper å sitte i timevis for å gå gjennom skjemaet. Prosjektet videreføres slik at det er kontinuerlig utvikling og designet er rigget for skalering og forbedring. Her kan man se et utvalg fra Årsmelding.
Plattformdesign
De største utfordringene var å tilpasse tjenesten slik at man kan zoome inn på skjermen til 500 % i webløsningen og også bruke den på mobil. Fordi systemet består av å fylle ut et lengre skjema, var dette en utfordring. Jeg måtte kontinuerlig teste at designet kunne tilpasses en mindre skjerm, og dette førte til at designet gikk gjennom flere store endringer før vi kom frem til en løsning som fungerte bra på mobil og med zoom inn. Som det fremgår av mockupene, har designet blitt tilpasset og fungerer bra.
Den største utfordringen var å tilpasse de mange tabellene slik at man kan fylle dem ut riktig selv om skjermen er liten eller med zoom inn. Vi valgte å lage tabellene slik at man kan gå horisontalt, enten ved å trykke på knapper som er tilgjengelige på mobil, eller ved å bla når skjermen er zoomet inn.
Løsningen i steg
1. Delte opp rapporteringen i logiske steg
I stedet for å presentere store mengder informasjon samtidig, ble skjemaene organisert i mindre, naturlige deler med tydelig progresjon. Resultatet var at brukerne kunne fokusere på én oppgave om gangen.
2. Hjalp brukerne der usikkerheten oppsto
I stedet for lange hjelpetekster samlet på én side, flyttet vi forklaringer, eksempler og definisjoner inn i selve arbeidsflyten. Brukerne slapp å lete etter svar eller forlate skjemaet.
3. Gjorde feil synlige med én gang
Validering ble flyttet nærmere handlingen. Brukerne fikk umiddelbar tilbakemelding dersom informasjon manglet eller var feil, noe som reduserte behovet for å gå tilbake senere.
4. Bygget et konsistent designsystem
Prosjektet resulterte ikke bare i to skjemaer, men også i et sett med gjenbrukbare komponenter og mønstre som kunne brukes videre i løsningen. Dette gjorde både design og utvikling mer effektivt, samtidig som brukeropplevelsen ble mer konsistent.
←
Innledning
BASIL er Utdanningsdirektoratets elektroniske innrapporteringssystemer for innsamling av data om barnehager i Norge. Barnehagers plikt til å rapportere tjenestedata er hjemlet i barnehageloven § 48.
Opplysningene danner grunnlag for nasjonal barnehagestatistikk som publiseres av Utdanningsdirektoratet og Statistisk sentralbyrå. I tillegg brukes opplysningene som grunnlag for kommunens tilskudd til private barnehager, indikatorer i KOSTRA og kostnadsberegninger i forbindelse med statsbudsjettet.
Kommunen har som barnehagemyndighet ansvar for å veilede både private og kommunale barnehager i utfyllingen av BASIL.
Se faglig veiledning for mer informasjon
Neste
Lukk
Til toppen

Tjenestenavn
Om Tjenestenavn
Kontakt
Personvernerklæring
MENY
Samvirkeforetaket...
Innledning
BASIL er Utdanningsdirektoratets elektroniske innrapporteringssystemer for innsamling av data om barnehager i Norge. Barnehagers plikt til å rapportere tjenestedata er hjemlet i barnehageloven § 48.
Opplysningene danner grunnlag for nasjonal barnehagestatistikk som publiseres av Utdanningsdirektoratet og Statistisk sentralbyrå. I tillegg brukes opplysningene som grunnlag for kommunens tilskudd til private barnehager, indikatorer i KOSTRA og kostnadsberegninger i forbindelse med statsbudsjettet.
Kommunen har som barnehagemyndighet ansvar for å veilede både private og kommunale barnehager i utfyllingen av BASIL.
Se faglig veiledning for mer informasjon
Neste
Lukk
Til toppen

Tjenestenavn
Om Tjenestenavn
Kontakt
Personvernerklæring
MENY
Samvirkeforetaket...
MENY
Samvirkeforetaket...
1.
Enhetsopplysninger
A. Informasjon om kommune
Om barnehagen
Barnehagenavn:
Samvirkeforetaket Befalsfruene Bodø Garnison SA - Bamsebo barnehage)
Eierens navn:
Tante Sofie
Eiers OrgNr:
123456789
OrgNr:
123456789
Telefon:
81549300
E-post:
epost@epost.no
Barnehage:
3001
Kommunens navn:
Bodø Kommune
Bydelsnummer:
22
Bydelsnavn:
Bodø
B. Informasjon om barnehagen
Om barnehagen
Barnehagenavn:
Samvirkeforetaket Befalsfruene Bodø Garnison SA - Bamsebo barnehage)
Eierens navn:
Tante Sofie
Eiers OrgNr:
123456789
OrgNr:
123456789
Telefon:
81549300
E-post:
epost@epost.no
Besøksadresse
Adresse:
Børsingveien 12
Postnr/sted:
8075 Bodø
Postadresse
Adresse:
Børsingveien 12
Postnr/sted:
8075 Bodø
C. Etablert drift (årstall):
Fyll inn årstall
D. Barnehagetype
Ordinær barnehage
Familiebarnehage
Åpen barnehage
Forrige
Neste
Lukk
Innledning
BASIL er Utdanningsdirektoratets elektroniske innrapporteringssystemer for innsamling av data om barnehager i Norge. Barnehagers plikt til å rapportere tjenestedata er hjemlet i barnehageloven § 48.
Opplysningene danner grunnlag for nasjonal barnehagestatistikk som publiseres av Utdanningsdirektoratet og Statistisk sentralbyrå. I tillegg brukes opplysningene som grunnlag for kommunens tilskudd til private barnehager, indikatorer i KOSTRA og kostnadsberegninger i forbindelse med statsbudsjettet.
Kommunen har som barnehagemyndighet ansvar for å veilede både private og kommunale barnehager i utfyllingen av BASIL.
Se faglig veiledning for mer informasjon
Neste
Lukk
Til toppen

Tjenestenavn
Om Tjenestenavn
Kontakt
Personvernerklæring
MENY
Samvirkeforetaket...
MENY
Samvirkeforetaket...
Hjem
1
Enhetsopplysninger
2
Om barnehagen
3
Godkjenninger
4
Antall barn
5
Minoritetsspråkelige
6
Vedtak
7
Foreldrebetaling
8
Ansatte
9
Beredskap
10
Kontroller
11
Fullfør
MENY
Samvirkeforetaket...
4.
Antall barn
A. Antall barn i åpen barnehage
6-15 timer
16 timer eller mer
Total
B. Antall barn etter alder og oppholdstid per uke
C. Avdelingsorganisering
Er barnehagen primært organisert som avdelingsbarnehage eller basebarnehage/avdelingsfri?
Avdelingsbarnehage
Basebarnehage/avdelingsfri
Barnehagen består av en avdeling
D. Hva er gjennomsnittlig gruppestørrelse i barnehagen?
Antall barn i småbarnsgrupper:
Antall barn i storbarnsgrupper:
Antall barn i aldersblandede grupper:
Forrige
Neste
Lukk
0 år født 2024
1 år født 2023
2 år født 2022
3 år født 2021
4 år født 2020
5 år født 2019
6 år født 2018
Sum barn
0-32 t.
33-
40 t.
41
t. el. mer
Total
MENY
Samvirkeforetaket...
10.
Kontroller
Når du har trykket på knappen «Kontroller» vil du få opp advarsler og feilmeldinger nedenfor. Når disse er behandlet kan skjemaet leveres.
4B. Antall barn med nedsatt funksjonsevne med vedtak etter barnehageloven § 37
Kontroller at det er samsvar mellom opplysninger om barn som krever ekstra ressursinnsats og opplysninger om "Personale som utfører arbeid knyttet til barn/barnegrupper som krever ekstra ressursinnsats"
Legg inn kommentar
4C. Antall barn som får tegnspråkopplæring med vedtak etter barnehageloven § 38
Kontroller at det er samsvar mellom opplysninger om barn som krever ekstra ressursinnsats og opplysninger om "Personale som utfører arbeid knyttet til barn/barnegrupper som krever ekstra ressursinnsats"
Legg inn kommentar
5C. Antall barn som får tegnspråkopplæring med vedtak etter barnehageloven § 38
Du har glemt å fylle in spørsmål A.
Forrige
Neste
Lukk
Studio Vilde
CONTACT
90784845
vilde.mariussen@gmail.com
SOCIALS
Behance
Prosjekt
BASIL
Utdanningsdirektoratet
Digital innrapportering for norske barnehager
Hvordan vi redesignet en kompleks rapporteringsløsning som brukes av alle norske barnehager
Hvert år rapporterer alle norske barnehager inn omfattende informasjon om drift, økonomi og bemanning gjennom BASIL. Disse dataene brukes til langt mer enn statistikk. De danner grunnlag for blant annet:
Løsningen måtte derfor være både enkel å bruke og ekstremt presis. Små feil kunne få store økonomiske konsekvenser.
Redesign
Rolle
UX/UI-designer
Team
Prosjektleder, utviklere (3), arkitekt (1), testere (2)
Varighet
1 år
Introduksjon
Hva er BASIL-prosjektet?
Kort om BASIL?
BASIL er Utdanningsdirektoratets løsning for innrapportering av årsmeldinger og regnskap fra landets barnehager. Informasjonen som rapporteres inn danner grunnlag for nasjonal statistikk, kommunale tilskudd og kontroll av at offentlige midler brukes i tråd med barnehageloven. Løsningen brukes derfor av tusenvis av barnehager og er en viktig del av den digitale infrastrukturen rundt norsk barnehagesektor.
Min rolle
Som UX/UI-designer hadde jeg ansvar for å gjøre et omfattende og regelstyrt rapporteringsløp enklere å forstå og gjennomføre. Prosjektet handlet ikke om å lage «et skjema», men om å oversette komplekse regler, avhengigheter og datakrav til en løsning som oppleves tydelig, effektiv og trygg å bruke.
Jeg var ansvarlig for UX/UI-design gjennom hele prosjektet – fra innsiktsfasen til overlevering til utviklingsteamet. Målet har vært å levere et design med en god brukeropplevelse der universell design har vært i fokus. Jeg jobbet mye med å forstå brukernes behov, utfordringer og preferanser gjennom brukerundersøkelser og brukertesting. Dette har bidratt til et produkt som er intuitivt, effektivt og tilpasset brukernes arbeidsflyt. Videre jobbet jeg med å oversette UX-konseptene til visuelle elementer i grensesnittdesign. Dette inkluderer å designe brukergrensesnittet for de digitale produktene, velge farger, fonter og ikoner basert på Udirs designprofil, samt sikre konsistens og tilgjengelighet. Jeg samarbeidet tett med utviklingsteamet, leverte designspesifikasjoner, prototyper og stilguider, og bidro til at produktene ble implementert i tråd med designintensjonen. Kontinuerlig forbedring har vært en viktig del av prosjektarbeidet, og jeg har iterert og forbedret produktene over tid gjennom kontinuerlige samtaler med kunden og brukerne, som har gitt spesifikk tilbakemelding for å forbedre brukeropplevelsen. Designet har dermed blitt justert og forbedret kontinuerlig. Resultatet er et effektivt og brukervennlig design som fungerer godt på nett og mobil.
Utfordringen
BASIL er består av to skjemaer, årsmelding og regnskap. Den eksisterende løsningen var alt for vanskelig å bruke. Gjennom mange år hadde Udir lagt til nye skjemaer etter hva som var behov for å samle statistikk på. Dette var gjort uten å ta hensyn til brukerne og uten å teste hvordan dette ville fungere. Kort sagt, skjemaet var blitt til et lappeteppe av sider og funksjoner som hadde blitt for kompleks og lite intuitiv. Dette gjorde at brukerne måtte navigere seg gjennom store mengder informasjon, komplekse skjemaer og mange avhengigheter mellom felter. Brukerne opplevde rapportering som vanskelig og tidskrevende, spesielt siden det var stor varisjon i den digitale kompetansen deres. Målet med prosjektet var å gjøre rapporteringen enklere uten å redusere datakvaliteten, samt at hele løsningen opprettholder kravene til WCAG. I tillegg var det et stort fokus på å oppdatere teknologien ettersom den var utdatert og ikke sikker.
Smertepunkter
Gjennomgang av den opprinnelige flyten, og identifisering av smertepunkter og områder som trenger forbedring
Nåværende skjema
Det originale skjemaet var gammelt og utdatert, både designet og teknologien. Skjemaet hadde ikke blitt oppdatert på mange år og både Udir og brukerne opplevde mange problemer med skjemaet. Det som gikk igjen med de fleste brukerne vi pratet med, var at man ofte fylte ut feil informasjon eller at man ikke forsto hva slags informasjon Udir ønsker. Dette førte til mye ekstra arbeid for både Udir og barnehagene.
I tillegg til den dårlige brukervennligheten, var det mange tekniske utfordringer med løsningen. Den var ofte nede, slik at man ikke rakk å gjøre det ferdig før fristene.
Hvem er løsninge for?
Utdanningsdirektoratet er Kunnskapsdepartementets utøvende organ for barnehage, skole og fagopplæring og skal sette opplæringspolitikken ut i praksis. Innrapporteringen danner grunnlag for nasjonal barnehagestatistikk som publiseres av Udir og SSB. I tillegg brukes opplysningene som grunnlag for kommunens tilskudd til private barnehager. Brukergruppene kan deles opp i disse 4 hovedgruppene:
Utdanningsdirektoratet
Utdanningsdirektoratet er Kunnskapsdepartementets utøvende organ for barnehage, skole og fagopplæring og skal sette opplæringspolitikken ut i praksis. Innrapporteringen danner grunnlag for nasjonal barnehagestatistikk som publiseres av Udir og SSB. I tillegg brukes opplysningene som grunnlag for kommunens tilskudd til private barnehager.
Barnehagen
Det er barnehagen som er ansvarlig for å fylle ut alle delene. Regnskapsfører kan bistå barnehagehagen med å fylle ut skjemaet og kontrollere at opplysningene er korrekte. Det er barnehagens ansvar at rapporteringen er korrekt.
Kommunen
Kommunen har lesetilgang og kan gi tilbakemeldinger på opplysninger i skjemaet frem til rapporteringsfristen. Kommunens oppgaver knyttet til purring og godkjenning av regnskapsskjemaet er borte. Kommunen skal ikke lenger sette en egen rapporteringsfrist. Utdanningsdirektoratet vil sette en felles rapporteringsfrist for alle barnehager.
Revisor/uavhengig regnskapsfører
Barnehagens regnskap skal revideres av en statsautorisert revisor, og Basil‑rapporteringen skal attesteres av statsautorisert revisor. Dette følger av økonomiforskriften til barnehageloven § 7.
Prosessen
Fra komplekse skjemaer til en trygg rapporteringsprosess
Designhypotese
Hvis vi gjør rapporteringsprosessen enklere å forstå og deler opp kompleksiteten i mindre steg, vil brukerne gjøre færre feil, fullføre raskere og ha mindre behov for støtte underveis.
Barnehagene rapporterer inn informasjon som danner grunnlag for nasjonal statistikk, kommunale tilskudd og kontroll av offentlige midler. Feil eller mangler kan få store konsekvenser, så løsningen måtte balansere presisjon med brukervennlighet.
Fremdriftsplan
Sammen med produkteier, utviklere og fagressurser kartla vi hvor brukerne møtte mest motstand i rapporteringen. Intervjuer, workshops og gjennomgang av eksisterende løsning viste et tydelig mønster:
Målet var derfor ikke å gjøre skjemaene kortere, men å gjøre dem enklere å forstå.
Mål for design
Løsningen i steg
1. Delte opp rapporteringen i logiske steg
I stedet for å presentere store mengder informasjon samtidig, ble skjemaene organisert i mindre, naturlige deler med tydelig progresjon. Resultatet var at brukerne kunne fokusere på én oppgave om gangen.
2. Hjalp brukerne der usikkerheten oppsto
I stedet for lange hjelpetekster samlet på én side, flyttet vi forklaringer, eksempler og definisjoner inn i selve arbeidsflyten. Brukerne slapp å lete etter svar eller forlate skjemaet.
3. Gjorde feil synlige med én gang
Validering ble flyttet nærmere handlingen. Brukerne fikk umiddelbar tilbakemelding dersom informasjon manglet eller var feil, noe som reduserte behovet for å gå tilbake senere.
4. Bygget et konsistent designsystem
Prosjektet resulterte ikke bare i to skjemaer, men også i et sett med gjenbrukbare komponenter og mønstre som kunne brukes videre i løsningen. Dette gjorde både design og utvikling mer effektivt, samtidig som brukeropplevelsen ble mer konsistent.
Resultat
Ferdig løsning
Resultat
Den nye løsningen ble godt mottatt av brukerne og Udir. Det var viktig for meg å prioritere ønsker og tilbakemeldinger fra brukerne da de har måttet jobbe med et vanskelig system i flere år. Resultatet er et nytt og moderne system for datainnsamling som er enkelt og effektivt å bruke. Bedre struktur fører til mer effektivt arbeid slik at brukerne slipper å sitte i timevis for å gå gjennom skjemaet. Prosjektet videreføres slik at det er kontinuerlig utvikling og designet er rigget for skalering og forbedring. Her kan man se et utvalg fra Årsmelding.
Plattformdesign
De største utfordringene var å tilpasse tjenesten slik at man kan zoome inn på skjermen til 500 % i webløsningen og også bruke den på mobil. Fordi systemet består av å fylle ut et lengre skjema, var dette en utfordring. Jeg måtte kontinuerlig teste at designet kunne tilpasses en mindre skjerm, og dette førte til at designet gikk gjennom flere store endringer før vi kom frem til en løsning som fungerte bra på mobil og med zoom inn. Som det fremgår av mockupene, har designet blitt tilpasset og fungerer bra.
Den største utfordringen var å tilpasse de mange tabellene slik at man kan fylle dem ut riktig selv om skjermen er liten eller med zoom inn. Vi valgte å lage tabellene slik at man kan gå horisontalt, enten ved å trykke på knapper som er tilgjengelige på mobil, eller ved å bla når skjermen er zoomet inn.
←
Innledning
BASIL er Utdanningsdirektoratets elektroniske innrapporteringssystemer for innsamling av data om barnehager i Norge. Barnehagers plikt til å rapportere tjenestedata er hjemlet i barnehageloven § 48.
Opplysningene danner grunnlag for nasjonal barnehagestatistikk som publiseres av Utdanningsdirektoratet og Statistisk sentralbyrå. I tillegg brukes opplysningene som grunnlag for kommunens tilskudd til private barnehager, indikatorer i KOSTRA og kostnadsberegninger i forbindelse med statsbudsjettet.
Kommunen har som barnehagemyndighet ansvar for å veilede både private og kommunale barnehager i utfyllingen av BASIL.
Se faglig veiledning for mer informasjon
Neste
Lukk
Til toppen

Tjenestenavn
Om Tjenestenavn
Kontakt
Personvernerklæring
MENY
Samvirkeforetaket...
Innledning
BASIL er Utdanningsdirektoratets elektroniske innrapporteringssystemer for innsamling av data om barnehager i Norge. Barnehagers plikt til å rapportere tjenestedata er hjemlet i barnehageloven § 48.
Opplysningene danner grunnlag for nasjonal barnehagestatistikk som publiseres av Utdanningsdirektoratet og Statistisk sentralbyrå. I tillegg brukes opplysningene som grunnlag for kommunens tilskudd til private barnehager, indikatorer i KOSTRA og kostnadsberegninger i forbindelse med statsbudsjettet.
Kommunen har som barnehagemyndighet ansvar for å veilede både private og kommunale barnehager i utfyllingen av BASIL.
Se faglig veiledning for mer informasjon
Neste
Lukk
Til toppen

Tjenestenavn
Om Tjenestenavn
Kontakt
Personvernerklæring
MENY
Samvirkeforetaket...
MENY
Samvirkeforetaket...
1.
Enhetsopplysninger
A. Informasjon om kommune
Om barnehagen
Barnehagenavn:
Samvirkeforetaket Befalsfruene Bodø Garnison SA - Bamsebo barnehage)
Eierens navn:
Tante Sofie
Eiers OrgNr:
123456789
OrgNr:
123456789
Telefon:
81549300
E-post:
epost@epost.no
Barnehage:
3001
Kommunens navn:
Bodø Kommune
Bydelsnummer:
22
Bydelsnavn:
Bodø
B. Informasjon om barnehagen
Om barnehagen
Barnehagenavn:
Samvirkeforetaket Befalsfruene Bodø Garnison SA - Bamsebo barnehage)
Eierens navn:
Tante Sofie
Eiers OrgNr:
123456789
OrgNr:
123456789
Telefon:
81549300
E-post:
epost@epost.no
Besøksadresse
Adresse:
Børsingveien 12
Postnr/sted:
8075 Bodø
Postadresse
Adresse:
Børsingveien 12
Postnr/sted:
8075 Bodø
C. Etablert drift (årstall):
Fyll inn årstall
D. Barnehagetype
Ordinær barnehage
Familiebarnehage
Åpen barnehage
Forrige
Neste
Lukk
Innledning
BASIL er Utdanningsdirektoratets elektroniske innrapporteringssystemer for innsamling av data om barnehager i Norge. Barnehagers plikt til å rapportere tjenestedata er hjemlet i barnehageloven § 48.
Opplysningene danner grunnlag for nasjonal barnehagestatistikk som publiseres av Utdanningsdirektoratet og Statistisk sentralbyrå. I tillegg brukes opplysningene som grunnlag for kommunens tilskudd til private barnehager, indikatorer i KOSTRA og kostnadsberegninger i forbindelse med statsbudsjettet.
Kommunen har som barnehagemyndighet ansvar for å veilede både private og kommunale barnehager i utfyllingen av BASIL.
Se faglig veiledning for mer informasjon
Neste
Lukk
Til toppen

Tjenestenavn
Om Tjenestenavn
Kontakt
Personvernerklæring
MENY
Samvirkeforetaket...
MENY
Samvirkeforetaket...
Hjem
1
Enhetsopplysninger
2
Om barnehagen
3
Godkjenninger
4
Antall barn
5
Minoritetsspråkelige
6
Vedtak
7
Foreldrebetaling
8
Ansatte
9
Beredskap
10
Kontroller
11
Fullfør
MENY
Samvirkeforetaket...
4.
Antall barn
A. Antall barn i åpen barnehage
6-15 timer
16 timer eller mer
Total
B. Antall barn etter alder og oppholdstid per uke
C. Avdelingsorganisering
Er barnehagen primært organisert som avdelingsbarnehage eller basebarnehage/avdelingsfri?
Avdelingsbarnehage
Basebarnehage/avdelingsfri
Barnehagen består av en avdeling
D. Hva er gjennomsnittlig gruppestørrelse i barnehagen?
Antall barn i småbarnsgrupper:
Antall barn i storbarnsgrupper:
Antall barn i aldersblandede grupper:
Forrige
Neste
Lukk
0 år født 2024
1 år født 2023
2 år født 2022
3 år født 2021
4 år født 2020
5 år født 2019
6 år født 2018
Sum barn
0-32 t.
33-
40 t.
41
t. el. mer
Total
MENY
Samvirkeforetaket...
10.
Kontroller
Når du har trykket på knappen «Kontroller» vil du få opp advarsler og feilmeldinger nedenfor. Når disse er behandlet kan skjemaet leveres.
4B. Antall barn med nedsatt funksjonsevne med vedtak etter barnehageloven § 37
Kontroller at det er samsvar mellom opplysninger om barn som krever ekstra ressursinnsats og opplysninger om "Personale som utfører arbeid knyttet til barn/barnegrupper som krever ekstra ressursinnsats"
Legg inn kommentar
4C. Antall barn som får tegnspråkopplæring med vedtak etter barnehageloven § 38
Kontroller at det er samsvar mellom opplysninger om barn som krever ekstra ressursinnsats og opplysninger om "Personale som utfører arbeid knyttet til barn/barnegrupper som krever ekstra ressursinnsats"
Legg inn kommentar
5C. Antall barn som får tegnspråkopplæring med vedtak etter barnehageloven § 38
Du har glemt å fylle in spørsmål A.
Forrige
Neste
Lukk
Studio Vilde
CONTACT
90784845
vilde.mariussen@gmail.com
SOCIALS
Behance