Prosjekt
Fluenta
Lyse
Forenkling av komplekse innkjøpsprosesser gjennom brukersentrert design
Hvert år rapporterer alle norske barnehager inn omfattende informasjon om drift, økonomi og bemanning gjennom BASIL. Disse dataene brukes til langt mer enn statistikk. De danner grunnlag for blant annet:
- nasjonal barnehagestatistikk
- analyser hos Utdanningsdirektoratet
- publisering hos SSB
- beregning av kommunale tilskudd
- kontroll av at offentlige midler brukes i tråd med barnehageloven
Løsningen måtte derfor være både enkel å bruke og ekstremt presis. Små feil kunne få store økonomiske konsekvenser.
Produktdesign
Introduksjon
Hva er Fluenta-prosjektet?
Min rolle
Jeg hadde ansvar for UX- og UI-design gjennom prosjektet. Arbeidet mitt omfattet blant annet:
- Innsiktsarbeid og workshops
- Kartlegging av brukerflyter
- Wireframes
- Interaktive prototyper i Figma
- Visuell utforming
- Komponentbibliotek
- Tett samarbeid med utviklere og produkteier frem til implementering
Utfordringen
Innkjøpsprosessen besto av mange steg, ulike roller og flere forretningsregler som brukerne måtte forholde seg til. Selv enkle bestillinger kunne oppleves kompliserte dersom systemet ikke ga nok veiledning underveis.
Utfordringen var derfor ikke å redusere kompleksiteten i prosessen, men å skjule den der det var mulig og gjøre den forståelig der den måtte vises.
Smertepunkter
Mangelen på en samlet løsning
Da vi startet på prosjektet fantes det ikke en løsning for innkjøp hos Lyse. Slik det er nå, brukes e-post til bestemte personer for å be om nødvendige prosjekter og tjenester. Hvis man ikke vet hvem man skal kontakte er det vanskelig å finne ut hvor man skal henvende seg. En bruker kunne fortelle at denne informasjonen opparbeider man seg etterhvert når man har jobbet der lenge nok. Dette er er veldig upraktisk og tungvindt, og man gir ansvaret for større økonomiske beslutninger til vanlig ansatte.
Hvem er løsninge for?
Lyse er en stor bedrift med mange ansatte og mange forskjellige forretingsområder. Løsningen skal fungere for alle uansett hva slags rolle de har og hvilken avdeling de tilhlrer
Ansatte
Hovedbrukerne er vanlig ansatte som trenger tjenester eller produkter for å utføre jobben sin. Det gjelder alt fra mobil til jobbreise. Alle skal ha lik tilgang til å benytte seg av varer eller tjenester som er nødvendig for arbeidet deres. Målet er at det skal være så enkelt som mulig å oppnå disse tingene og at det skal gå automatisk.
Avdelingsledere
Avdelingsledere har hovedansvaret for å godkjenne innkjøpene til de ansatte. Hva de godkjenner er knyttet til deres avdelinger og hvilke behov den har.
Revisor/uavhengig regnskapsfører
Regnskapsavdelingen skal ha mulighet til å gjøre kontroll på innkjøp.
Prosessen
Fra ikke-eksisterende løsning til et trygt rekvisisjonssystem
Designhypotese
Hvis vi bygger en løsning som veileder brukerne gjennom innkjøpsprosessen steg for steg og presenterer riktig informasjon til riktig tidspunkt, vil det bli enklere å følge etablerte rutiner, redusere feil og sikre høyere kvalitet i innkjøpsdataene.
Fremdriftsplan
Prosjektet ble utviklet tett sammen med produkteier, utviklere og fagressurser hos Lyse.
Gjennom workshops, skisser og iterative prototyper jobbet vi med å forstå arbeidsflytene og identifisere hvor brukerne møtte mest friksjon. Hver iterasjon hadde som mål å gjøre prosessen mer intuitiv, samtidig som alle krav til sporbarhet og dokumentasjon ble ivaretatt.
Mål for design
- Gjøre komplekse innkjøpsprosesser enkle å følge.
- Redusere feil gjennom tydelig veiledning og struktur.
- Skape et grensesnitt som støttet eksisterende arbeidsflyter.
- Sørge for at compliance ble en naturlig del av prosessen.
- Bygge konsistente komponenter som kunne brukes på tvers av løsningen.
Logodesign
I tillegg til UX- og UI-design designet jeg også logoen til produktet. Kunden hadde allerede valgt navnet Fluenta fordi det ga assosiasjoner til flyt, enkelhet og en smidig arbeidsprosess – akkurat den opplevelsen de ønsket at systemet skulle gi brukerne. Navnet ser ut til å være inspirert av det latinske fluere («å flyte») og ordet fluent, som forbindes med noe som oppleves naturlig og lettflytende.
Logoen ble utviklet med utgangspunkt i disse verdiene. Målet var å skape et moderne og tillitsvekkende uttrykk som signaliserte bevegelse, struktur og enkelhet, samtidig som den fungerte godt i Microsoft 365-miljøet der løsningen skulle brukes. Den visuelle identiteten skulle understøtte det samme målet som resten av designarbeidet: å gjøre en kompleks prosess enklere og mer intuitiv.
Fluenta
Løsningen i steg
1. Gjorde arbeidsflyten enklere å følge
Innkjøpsprosessen ble delt opp i logiske steg som hjalp brukeren videre uten å presentere mer informasjon enn nødvendig. Dette gjorde komplekse arbeidsprosesser mer oversiktlige og enklere å gjennomføre.
2. Integrerte veiledning der brukeren trengte den
I stedet for å forvente at brukerne kjente interne rutiner, ble nødvendig informasjon og forklaringer bygget inn i grensesnittet. På den måten kunne brukerne følge riktige prosesser uten å måtte slå opp dokumentasjon underveis.
3. Designet for konsistens og gjenbruk
Vi bygget løsningen med gjenbrukbare komponenter og mønstre som skapte et helhetlig uttrykk på tvers av systemet. Dette gjorde både videre utvikling og vedlikehold enklere.
4. Samarbeidet tett med utviklerne
Løsningen ble utviklet i Microsoft 365 og Power Platform, noe som krevde et tett samarbeid mellom design og utvikling. Ved å involvere utviklerne tidlig kunne vi tilpasse designet til de tekniske rammene uten å gå på kompromiss med brukeropplevelsen.
Resultat
Ferdig løsning
Resultat
Den nye løsningen ble godt mottatt av brukerne og Udir. Det var viktig for meg å prioritere ønsker og tilbakemeldinger fra brukerne da de har måttet jobbe med et vanskelig system i flere år. Resultatet er et nytt og moderne system for datainnsamling som er enkelt og effektivt å bruke. Bedre struktur fører til mer effektivt arbeid slik at brukerne slipper å sitte i timevis for å gå gjennom skjemaet. Prosjektet videreføres slik at det er kontinuerlig utvikling og designet er rigget for skalering og forbedring. Her kan man se et utvalg fra Årsmelding.
←
Studio Vilde
CONTACT
90784845
vilde.mariussen@gmail.com
SOCIALS
Behance
Prosjekt
Fluenta
Lyse
Forenkling av komplekse innkjøpsprosesser gjennom brukersentrert design
Hvert år rapporterer alle norske barnehager inn omfattende informasjon om drift, økonomi og bemanning gjennom BASIL. Disse dataene brukes til langt mer enn statistikk. De danner grunnlag for blant annet:
- nasjonal barnehagestatistikk
- analyser hos Utdanningsdirektoratet
- publisering hos SSB
- beregning av kommunale tilskudd
- kontroll av at offentlige midler brukes i tråd med barnehageloven
Løsningen måtte derfor være både enkel å bruke og ekstremt presis. Små feil kunne få store økonomiske konsekvenser.
Produktdesign
Rolle
UX/UI-designer
Team
Utviklere (1), designer (1)
1 år
Varighet
Introduksjon
Hva er Fluenta-prosjektet?
Min rolle
Jeg hadde ansvar for UX- og UI-design gjennom prosjektet. Arbeidet mitt omfattet blant annet:
- Innsiktsarbeid og workshops
- Kartlegging av brukerflyter
- Wireframes
- Interaktive prototyper i Figma
- Visuell utforming
- Komponentbibliotek
- Tett samarbeid med utviklere og produkteier frem til implementering
Utfordringen
Innkjøpsprosessen besto av mange steg, ulike roller og flere forretningsregler som brukerne måtte forholde seg til. Selv enkle bestillinger kunne oppleves kompliserte dersom systemet ikke ga nok veiledning underveis.
Utfordringen var derfor ikke å redusere kompleksiteten i prosessen, men å skjule den der det var mulig og gjøre den forståelig der den måtte vises.
Smertepunkter
Mangelen på en samlet løsning
Da vi startet på prosjektet fantes det ikke en løsning for innkjøp hos Lyse. Slik det er nå, brukes e-post til bestemte personer for å be om nødvendige prosjekter og tjenester. Hvis man ikke vet hvem man skal kontakte er det vanskelig å finne ut hvor man skal henvende seg. En bruker kunne fortelle at denne informasjonen opparbeider man seg etterhvert når man har jobbet der lenge nok. Dette er er veldig upraktisk og tungvindt, og man gir ansvaret for større økonomiske beslutninger til vanlig ansatte.
Hvem er løsninge for?
Lyse er en stor bedrift med mange ansatte og mange forskjellige forretingsområder. Løsningen skal fungere for alle uansett hva slags rolle de har og hvilken avdeling de tilhlrer
Ansatte
Hovedbrukerne er vanlig ansatte som trenger tjenester eller produkter for å utføre jobben sin. Det gjelder alt fra mobil til jobbreise. Alle skal ha lik tilgang til å benytte seg av varer eller tjenester som er nødvendig for arbeidet deres. Målet er at det skal være så enkelt som mulig å oppnå disse tingene og at det skal gå automatisk.
Avdelingsledere
Avdelingsledere har hovedansvaret for å godkjenne innkjøpene til de ansatte. Hva de godkjenner er knyttet til deres avdelinger og hvilke behov den har.
Revisor/uavhengig regnskapsfører
Regnskapsavdelingen skal ha mulighet til å gjøre kontroll på innkjøp.
Prosessen
Fra ikke-eksisterende løsning til et trygt rekvisisjonssystem
Designhypotese
Hvis vi bygger en løsning som veileder brukerne gjennom innkjøpsprosessen steg for steg og presenterer riktig informasjon til riktig tidspunkt, vil det bli enklere å følge etablerte rutiner, redusere feil og sikre høyere kvalitet i innkjøpsdataene.
Fremdriftsplan
Prosjektet ble utviklet tett sammen med produkteier, utviklere og fagressurser hos Lyse.
Gjennom workshops, skisser og iterative prototyper jobbet vi med å forstå arbeidsflytene og identifisere hvor brukerne møtte mest friksjon. Hver iterasjon hadde som mål å gjøre prosessen mer intuitiv, samtidig som alle krav til sporbarhet og dokumentasjon ble ivaretatt.
Mål for design
- Gjøre komplekse innkjøpsprosesser enkle å følge.
- Redusere feil gjennom tydelig veiledning og struktur.
- Skape et grensesnitt som støttet eksisterende arbeidsflyter.
- Sørge for at compliance ble en naturlig del av prosessen.
- Bygge konsistente komponenter som kunne brukes på tvers av løsningen.
Logodesign
I tillegg til UX- og UI-design designet jeg også logoen til produktet. Kunden hadde allerede valgt navnet Fluenta fordi det ga assosiasjoner til flyt, enkelhet og en smidig arbeidsprosess – akkurat den opplevelsen de ønsket at systemet skulle gi brukerne. Navnet ser ut til å være inspirert av det latinske fluere («å flyte») og ordet fluent, som forbindes med noe som oppleves naturlig og lettflytende.
Logoen ble utviklet med utgangspunkt i disse verdiene. Målet var å skape et moderne og tillitsvekkende uttrykk som signaliserte bevegelse, struktur og enkelhet, samtidig som den fungerte godt i Microsoft 365-miljøet der løsningen skulle brukes. Den visuelle identiteten skulle understøtte det samme målet som resten av designarbeidet: å gjøre en kompleks prosess enklere og mer intuitiv.
Fluenta
Løsningen i steg
1. Gjorde arbeidsflyten enklere å følge
Innkjøpsprosessen ble delt opp i logiske steg som hjalp brukeren videre uten å presentere mer informasjon enn nødvendig. Dette gjorde komplekse arbeidsprosesser mer oversiktlige og enklere å gjennomføre.
2. Integrerte veiledning der brukeren trengte den
I stedet for å forvente at brukerne kjente interne rutiner, ble nødvendig informasjon og forklaringer bygget inn i grensesnittet. På den måten kunne brukerne følge riktige prosesser uten å måtte slå opp dokumentasjon underveis.
3. Designet for konsistens og gjenbruk
Vi bygget løsningen med gjenbrukbare komponenter og mønstre som skapte et helhetlig uttrykk på tvers av systemet. Dette gjorde både videre utvikling og vedlikehold enklere.
4. Samarbeidet tett med utviklerne
Løsningen ble utviklet i Microsoft 365 og Power Platform, noe som krevde et tett samarbeid mellom design og utvikling. Ved å involvere utviklerne tidlig kunne vi tilpasse designet til de tekniske rammene uten å gå på kompromiss med brukeropplevelsen.
Resultat
Ferdig løsning
Resultat
Den nye løsningen ble godt mottatt av brukerne og Udir. Det var viktig for meg å prioritere ønsker og tilbakemeldinger fra brukerne da de har måttet jobbe med et vanskelig system i flere år. Resultatet er et nytt og moderne system for datainnsamling som er enkelt og effektivt å bruke. Bedre struktur fører til mer effektivt arbeid slik at brukerne slipper å sitte i timevis for å gå gjennom skjemaet. Prosjektet videreføres slik at det er kontinuerlig utvikling og designet er rigget for skalering og forbedring. Her kan man se et utvalg fra Årsmelding.
←
Studio Vilde
CONTACT
90784845
vilde.mariussen@gmail.com
SOCIALS
Behance
Prosjekt
Fluenta
Lyse
Forenkling av komplekse innkjøpsprosesser gjennom brukersentrert design
Fluenta er et internt innkjøpssystem utviklet for Lyse. Systemet samler hele innkjøpsprosessen på ett sted – fra registrering av innkjøp og håndtering av leverandøravtaler til bekreftelse av mottatte varer og tjenester.
Løsningen ble utviklet for å gjøre det enklere for ansatte å følge konsernets innkjøpsrutiner og etterleve krav til dokumentasjon og compliance, uten at de måtte kjenne til alle de underliggende prosessene og regelverkene.
Produktdesign
Rolle
UX/UI-designer
Team
Utviklere (1), designer (1)
Varighet
1 år
Introduksjon
Hva er Fluenta-prosjektet?
Min rolle
Jeg hadde ansvar for UX- og UI-design gjennom prosjektet. Arbeidet mitt omfattet blant annet:
- Innsiktsarbeid og workshops
- Kartlegging av brukerflyter
- Wireframes
- Interaktive prototyper i Figma
- Visuell utforming
- Komponentbibliotek
- Tett samarbeid med utviklere og produkteier frem til implementering
Utfordringen
Innkjøpsprosessen besto av mange steg, ulike roller og flere forretningsregler som brukerne måtte forholde seg til. Selv enkle bestillinger kunne oppleves kompliserte dersom systemet ikke ga nok veiledning underveis.
Utfordringen var derfor ikke å redusere kompleksiteten i prosessen, men å skjule den der det var mulig og gjøre den forståelig der den måtte vises.
Smertepunkter
Mangelen på en samlet løsning
Da vi startet på prosjektet fantes det ikke en løsning for innkjøp hos Lyse. Slik det er nå, brukes e-post til bestemte personer for å be om nødvendige prosjekter og tjenester. Hvis man ikke vet hvem man skal kontakte er det vanskelig å finne ut hvor man skal henvende seg. En bruker kunne fortelle at denne informasjonen opparbeider man seg etterhvert når man har jobbet der lenge nok. Dette er er veldig upraktisk og tungvindt, og man gir ansvaret for større økonomiske beslutninger til vanlig ansatte.
Hvem er løsninge for?
Lyse er en stor bedrift med mange ansatte og mange forskjellige forretingsområder. Løsningen skal fungere for alle uansett hva slags rolle de har og hvilken avdeling de tilhører.
Ansatte
Hovedbrukerne er vanlig ansatte som trenger tjenester eller produkter for å utføre jobben sin. Det gjelder alt fra mobil til jobbreise. Alle skal ha lik tilgang til å benytte seg av varer eller tjenester som er nødvendig for arbeidet deres. Målet er at det skal være så enkelt som mulig å oppnå disse tingene og at det skal gå automatisk.
Avdelingsledere
Avdelingsledere har hovedansvaret for å godkjenne innkjøpene til de ansatte. Hva de godkjenner er knyttet til deres avdelinger og hvilke behov den har.
Revisor/uavhengig regnskapsfører
Regnskapsavdelingen skal ha mulighet til å gjøre kontroll på innkjøp.
Prosessen
Fra ikke-eksisterende løsning til et trygt rekvisisjonssystem
Designhypotese
Hvis vi bygger en løsning som veileder brukerne gjennom innkjøpsprosessen steg for steg og presenterer riktig informasjon til riktig tidspunkt, vil det bli enklere å følge etablerte rutiner, redusere feil og sikre høyere kvalitet i innkjøpsdataene.
Fremdriftsplan
Prosjektet ble utviklet tett sammen med produkteier, utviklere og fagressurser hos Lyse.
Gjennom workshops, skisser og iterative prototyper jobbet vi med å forstå arbeidsflytene og identifisere hvor brukerne møtte mest friksjon. Hver iterasjon hadde som mål å gjøre prosessen mer intuitiv, samtidig som alle krav til sporbarhet og dokumentasjon ble ivaretatt.
Mål for design
- Gjøre komplekse innkjøpsprosesser enkle å følge.
- Redusere feil gjennom tydelig veiledning og struktur.
- Skape et grensesnitt som støttet eksisterende arbeidsflyter.
- Sørge for at compliance ble en naturlig del av prosessen.
- Bygge konsistente komponenter som kunne brukes på tvers av løsningen.
Logodesign
I tillegg til UX- og UI-design designet jeg også logoen til produktet. Kunden hadde allerede valgt navnet Fluenta fordi det ga assosiasjoner til flyt, enkelhet og en smidig arbeidsprosess – akkurat den opplevelsen de ønsket at systemet skulle gi brukerne. Navnet ser ut til å være inspirert av det latinske fluere («å flyte») og ordet fluent, som forbindes med noe som oppleves naturlig og lettflytende.
Logoen ble utviklet med utgangspunkt i disse verdiene. Målet var å skape et moderne og tillitsvekkende uttrykk som signaliserte bevegelse, struktur og enkelhet, samtidig som den fungerte godt i Microsoft 365-miljøet der løsningen skulle brukes. Den visuelle identiteten skulle understøtte det samme målet som resten av designarbeidet: å gjøre en kompleks prosess enklere og mer intuitiv.
Fluenta
Løsningen i steg
1. Gjorde arbeidsflyten enklere å følge
Innkjøpsprosessen ble delt opp i logiske steg som hjalp brukeren videre uten å presentere mer informasjon enn nødvendig. Dette gjorde komplekse arbeidsprosesser mer oversiktlige og enklere å gjennomføre.
2. Integrerte veiledning der brukeren trengte den
I stedet for å forvente at brukerne kjente interne rutiner, ble nødvendig informasjon og forklaringer bygget inn i grensesnittet. På den måten kunne brukerne følge riktige prosesser uten å måtte slå opp dokumentasjon underveis.
3. Designet for konsistens og gjenbruk
Vi bygget løsningen med gjenbrukbare komponenter og mønstre som skapte et helhetlig uttrykk på tvers av systemet. Dette gjorde både videre utvikling og vedlikehold enklere.
4. Samarbeidet tett med utviklerne
Løsningen ble utviklet i Microsoft 365 og Power Platform, noe som krevde et tett samarbeid mellom design og utvikling. Ved å involvere utviklerne tidlig kunne vi tilpasse designet til de tekniske rammene uten å gå på kompromiss med brukeropplevelsen.
Resultat
Ferdig løsning
Resultat
Den nye løsningen ble godt mottatt av brukerne og Udir. Det var viktig for meg å prioritere ønsker og tilbakemeldinger fra brukerne da de har måttet jobbe med et vanskelig system i flere år. Resultatet er et nytt og moderne system for datainnsamling som er enkelt og effektivt å bruke. Bedre struktur fører til mer effektivt arbeid slik at brukerne slipper å sitte i timevis for å gå gjennom skjemaet. Prosjektet videreføres slik at det er kontinuerlig utvikling og designet er rigget for skalering og forbedring. Her kan man se et utvalg fra Årsmelding.
←
Studio Vilde
CONTACT
90784845
vilde.mariussen@gmail.com
SOCIALS
Behance